Privacyverklaring MatchPress

Versie 1.1 — september 2026.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens MatchPress verwerkt, waarom, hoe lang, en welke rechten u heeft. Wij hebben ze bewust in gewone taal geschreven. Waar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR) een precieze juridische term vereist, vermelden wij die tussen haakjes.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor het MatchPress-platform is:

Groepsdruk VOF, met maatschappelijke zetel te Galgenberg 25/A, 9000 Gent, BTW BE 1033.636.156, handelend onder de handelsnaam MatchPress.

Contactadres: contact@matchpress.be. Per post bereikt u ons op het adres van de maatschappelijke zetel: Galgenberg 25/A, 9000 Gent.

Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over uw persoonsgegevens, en voor het uitoefenen van uw rechten, kunt u ons via bovenstaand adres bereiken.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

MatchPress is een B2B-marktplaats voor drukwerk en grafisch ontwerp. Onze gebruikers zijn uitsluitend zakelijke partijen: zakelijke kopers (klanten), drukkers, grafisch ontwerpers en accountmanager-agentschappen. Achter elk zakelijk account staan echter natuurlijke personen (zaakvoerders, medewerkers, contactpersonen). Hun gegevens, zoals naam, zakelijk e-mailadres en communicatie via het platform, zijn persoonsgegevens. De AVG is daarop onverkort van toepassing, en deze verklaring dus ook.

Deze verklaring geldt voor iedereen die het platform bezoekt of gebruikt, en voor contactpersonen van organisaties die via het platform samenwerken.

3. Welke gegevens verwerken wij, en waarvoor?

3.1 Accountregistratie en profiel

Bij registratie vragen wij:

• naam van de contactpersoon
• zakelijk e-mailadres
• wachtwoord (wij slaan nooit uw wachtwoord zelf op, alleen een versleutelde hash)
• rol op het platform (klant, drukker of ontwerper)
• bedrijfsnaam en, voor leveranciers, een beschrijving van de activiteit
• btw-nummer (en waar van toepassing KBO-nummer en adres van de organisatie)
• taalvoorkeur (Nederlands of Frans), die bepaalt in welke taal wij u e-mails en facturen sturen

Leveranciers vullen daarnaast een profiel aan met specialisaties, capaciteit, vakantieperiodes en portfolio-bestanden. Portfolio-bestanden zijn zichtbaar voor andere gebruikers van het platform.

Doel: het aanmaken en beheren van uw account en het uitvoeren van de platformovereenkomst. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

3.2 E-mailverificatie en wachtwoordherstel

Bij registratie en bij een wachtwoordreset maken wij een tijdelijk, eenmalig bruikbaar token aan dat per e-mail wordt verstuurd. Tokens vervallen automatisch en kunnen na gebruik niet opnieuw worden gebruikt.

Doel: verifiëren dat u toegang heeft tot het opgegeven e-mailadres en veilig herstel van toegang tot uw account. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (beveiliging van accounts).

3.3 Opdrachten, offertes, orders en communicatie

Het hart van het platform: klanten plaatsen opdrachten (tenders), leveranciers dienen offertes (biedingen) in, en uit een toewijzing volgt een order. Daarbij verwerken wij:

• de inhoud van opdrachten, offertes en orders (specificaties, prijzen, levertermijnen, opmerkingen)
• vragen en antwoorden bij een opdracht (Q&A)
• drukproeven en de goedkeuring of afwijzing daarvan
• disputen en de afhandeling daarvan door onze beheerders
• reviews die klant en leverancier na afloop over elkaar schrijven

Let op: informatie die u in een opdracht, offerte, vraag, review of dispuut zet, is zichtbaar voor de andere partij bij die transactie en, waar de werking van de marktplaats dat vereist, voor andere platformgebruikers (bijvoorbeeld een openstaande opdracht die zichtbaar is voor in aanmerking komende leveranciers). Zet er dus geen persoonsgegevens in die daar niet thuishoren.

Doel: het laten werken van de marktplaats, het uitvoeren van transacties en het afhandelen van geschillen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst; voor geschilafhandeling en reviews ook gerechtvaardigd belang (vertrouwen en kwaliteit op het platform).

3.4 Geüploade bestanden

Gebruikers uploaden bestanden zoals drukbestanden, briefings, drukproeven en portfolio-stukken. Deze bestanden worden opgeslagen bij onze opslagverwerker (zie punt 5). Gevoelige bestanden (zoals bronbestanden) zijn alleen toegankelijk via beveiligde, tijdelijk geldige links met een server-side toegangscontrole. Van drukproeven kan een sterk verkleinde voorvertoning (preview) beschikbaar zijn voor de klant tijdens de beoordelingsfase.

Doel: uitvoering van de opdracht en beoordeling van drukproeven. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

3.5 Betalingen en uitbetalingen via Mollie

Betalingen op het platform verlopen via de betaaldienstverlener Mollie B.V. (Nederland). MatchPress ziet en bewaart geen kaart- of rekeninggegevens. Wij verwerken wel:

• de betaalstatus en het betalingskenmerk van een transactie
• uitbetalingsgegevens richting leveranciers (status en referenties van uitbetalingen)

Leveranciers doorlopen daarnaast een verplichte identificatie- en onboardingprocedure (KYC, "know your customer") rechtstreeks bij Mollie. Mollie is voor die wettelijk verplichte identiteitscontroles zelf verwerkingsverantwoordelijke; de identiteitsdocumenten die u daarbij aanlevert, gaan rechtstreeks naar Mollie en niet naar MatchPress. Wij ontvangen enkel de uitkomst (bijvoorbeeld: onboarding goedgekeurd, betalingen mogelijk). De koppeling met uw Mollie-account bewaren wij in versleutelde vorm.

Doel: veilige afhandeling van betalingen en uitbetalingen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst; voor de KYC-verplichtingen van Mollie geldt een wettelijke verplichting aan de zijde van Mollie.

3.6 Facturatie en boekhouding

Voor facturen en creditnota's verwerken wij bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, Peppol-identificatie en de factuurgegevens van de transactie. Facturen kunnen via onze facturatiepartner Billit (België) worden aangemaakt en via het Peppol-netwerk worden verzonden. Onze eigen boekhouding wordt gevoerd met ondersteuning van onze boekhouder en boekhoudsoftware (Odoo).

Doel: correcte facturatie en het voeren van een wettelijk verplichte boekhouding. Rechtsgrond: wettelijke verplichting (btw- en boekhoudwetgeving) en uitvoering van de overeenkomst.

3.7 Btw-nummervalidatie (VIES)

Bij de controle van een btw-nummer voeren wij een formaatcontrole uit en wordt het opgegeven btw-nummer gecontroleerd via VIES, het validatiesysteem van de Europese Commissie. Daarbij wordt het btw-nummer doorgegeven aan VIES en wordt het resultaat van die controle als bewijs bewaard.

Doel: correcte btw-behandeling (onder meer verlegging van btw bij EU-transacties). Rechtsgrond: wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang (correcte facturatie, fraudepreventie).

3.8 Transactionele e-mails

Wij sturen e-mails die nodig zijn voor de werking van het platform: verificatiemails, wachtwoordresets, en meldingen over opdrachten, offertes, orders, betalingen, disputen en uitbetalingen. Deze e-mails versturen wij via onze e-mailverwerker Brevo (zie punt 5). Wij houden bij of een platformmelding succesvol werd aangeboden, zodat een mislukte verzending opnieuw kan worden bekeken. Wij sturen geen commerciële nieuwsbrieven zonder afzonderlijke toestemming of zonder dat aan de wettelijke voorwaarden voor bestaande klantrelaties is voldaan.

Doel: noodzakelijke communicatie over uw account en uw transacties. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

3.9 AI-ondersteunde extractie van PDF-offertes

Een leverancier kan een eigen PDF-offerte uploaden. Om overtypen te vermijden, laten wij de kerngegevens (prijs, levertermijn, regelposten, een korte opmerking) automatisch uit dat document halen door een AI-model van Anthropic. Daarvoor wordt de inhoud van het geüploade document doorgestuurd naar Anthropic en daar verwerkt. Het resultaat is uitsluitend een invulhulp: de leverancier controleert en bevestigt of corrigeert de uitgelezen waarden zelf vóór indiening. Als de extractie niet lukt of niet beschikbaar is, vult de leverancier de gegevens gewoon handmatig in.

Doel: gebruiksgemak bij het indienen van offertes. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (efficiënte werking van het platform). Upload van een PDF-offerte is optioneel.

3.10 Logbestanden en beveiliging

Voor de veiligheid en de goede werking van het platform verwerken wij:

• een audittrail van belangrijke handelingen op het platform (wie welke statuswijziging, toewijzing, uitbetaling of geschilbeslissing heeft uitgevoerd, met tijdstip en de gewijzigde gegevens)
• technische serverlogbestanden (foutmeldingen en systeemgebeurtenissen)
• het IP-adres van inkomende verzoeken, dat kortstondig in het werkgeheugen wordt gebruikt om misbruik af te remmen (rate limiting, bijvoorbeeld het beperken van het aantal inlogpogingen); deze IP-adressen worden daarbij niet duurzaam opgeslagen

Doel: beveiliging, fraudepreventie, aantoonbaarheid van transacties en geschilafhandeling. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (beveiliging en fraudepreventie) en, voor de audittrail van financiële handelingen, wettelijke verplichting.

4. Rechtsgronden samengevat

Wij baseren onze verwerkingen op:

1. Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG): alles wat nodig is om uw account en uw transacties op het platform te laten werken.
2. Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): facturatie, boekhouding en fiscale bewaarplichten.
3. Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): beveiliging, fraudepreventie, geschilafhandeling en verbetering van het platform. Wij wegen dit belang telkens af tegen uw rechten en verwachtingen.
4. Toestemming (art. 6.1.a AVG): alleen waar dat echt vereist is. Op dit moment gebruiken wij toestemming niet als rechtsgrond voor de hierboven beschreven kernverwerkingen. U kunt gegeven toestemming altijd intrekken.

5. Wie ontvangt uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Uw gegevens worden alleen gedeeld met:

5.1 Andere platformgebruikers

Zoals beschreven in punt 3.3: de tegenpartij bij uw transactie ziet de gegevens die nodig zijn voor die transactie, en bepaalde profiel- en opdrachtinformatie is zichtbaar voor relevante platformgebruikers.

5.2 Verwerkers en dienstverleners

Het platform draait achter een eigen reverse proxy op onze eigen server; er staat geen externe CDN- of proxydienst vóór het platform. Indien later een CDN- of proxydienst wordt ingezet, wordt deze verklaring aangevuld.

Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan art. 28 AVG.

5.3 Overheden en derden

Wij verstrekken gegevens aan overheidsinstanties (zoals de fiscus) wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, en aan professionele adviseurs (advocaat, boekhouder) voor zover nodig voor hun opdracht.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze diensten draaien zoveel mogelijk binnen de EU. Geüploade bestanden worden bij Cloudflare R2 opgeslagen in een bucket binnen de Europese Unie. Voor de AI-extractie van PDF-offertes (punt 3.9) worden documentgegevens verwerkt door Anthropic in de Verenigde Staten; die doorgifte steunt op de verwerkersovereenkomst met Anthropic en de daarin opgenomen standaardcontractbepalingen (SCC's), passende waarborgen in de zin van hoofdstuk V AVG. Ook Inngest verwerkt gegevens in de Verenigde Staten; die doorgifte steunt eveneens op standaardcontractbepalingen (SCC's). U kunt via ons contactadres een kopie of vindplaats van die waarborgen opvragen.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wanneer u uw account laat verwijderen, worden uw persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (zoals facturen en de financiële kerngegevens van orders) blijven bestaan tot het einde van de wettelijke bewaartermijn, maar worden dan losgekoppeld van de identificerende profielgegevens voor zover de wet dat toelaat.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS/https) voor al het verkeer
• wachtwoorden die uitsluitend als sterke hash (bcrypt) worden opgeslagen
• versleuteling (AES-256) van gevoelige koppelingsgegevens, zoals betaalkoppelingen, in de databank
• toegangscontrole op rijniveau in de databank, zodat organisaties alleen hun eigen gegevens kunnen zien
• beveiligde, tijdelijk geldige links voor de toegang tot geüploade bestanden
• beperking van inlogpogingen (rate limiting) en een audittrail van belangrijke handelingen
• verplichte e-mailverificatie vóór het gebruik van een account

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen (art. 22 AVG). De AI-extractie uit punt 3.9 is enkel een invulhulp waarvan de gebruiker het resultaat zelf controleert en bevestigt.

10. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de AVG, het recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
• gegevenswissing ("recht op vergetelheid"), behalve waar een wettelijke bewaarplicht geldt
• beperking van de verwerking
• overdraagbaarheid van de gegevens die u ons zelf heeft verstrekt
• bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang
• intrekking van toestemming, wanneer een verwerking op toestemming berust

U oefent deze rechten uit via het contactadres in punt 1. Wij antwoorden binnen één maand; die termijn kan bij complexe verzoeken met twee maanden worden verlengd, waarvan wij u dan verwittigen. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen voordat wij gegevens vrijgeven.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens of uw verzoek omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via gegevensbeschermingsautoriteit.be. U kunt zich ook tot de rechter wenden.

11. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer het platform of de wetgeving verandert. De geldende versie staat altijd op het platform, met versienummer en datum. Bij ingrijpende wijzigingen verwittigen wij accounthouders via e-mail of via een melding op het platform.